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PRIVACY POLICY

POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Last updated: December 2 2025

 

VIVI'R LGBTQ+ is committed to protecting the privacy, dignity, and safety of the individuals we support. This Privacy Policy explains how we collect, use, store, and safeguard personal information across our programs, website, and services. Our practices follow applicable Canadian privacy laws, including PIPEDA (Personal Information Protection and Electronic Documents Act).

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By interacting with VIVI’R LGBTQ+, you consent to the practices described in this Privacy Policy.

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1. Introduction

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VIVI’R LGBTQ+ provides services and support to Spanish-speaking LGBTQ+ newcomers, refugees, immigrants, and community members. These services often require the collection of sensitive personal information. We handle all information with the highest standards of confidentiality, respect, and security.

 

This policy applies to all personal information collected through our website (www.vivirlgbtq.org), registration forms, events, communications, and interactions with our staff and volunteers.

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2. Personal Information Collection

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  • Types of Information: VIVI'R LGBTQ+ may collect personal information, including but not limited to names, contact details, demographic information, gender identity, sexual orientation, and language preference, necessary for providing tailored services and support.

  • Sensitive Information: We recognize the sensitivity of certain personal data, such as gender identity and sexual orientation. Such information will be treated with the utmost confidentiality and will only be used for purposes relevant to VIVI'R LGBTQ+'s mission.

  • Children's Data: VIVI'R LGBTQ+ does not knowingly collect personal information from children under the age of 13 without verified parental consent.

  • Collection Methods: Personal information may be collected through various channels, including our website, social media platforms, forms, surveys, emails, and interactions with our staff and volunteers.​

  • By providing information to VIVI'R LGBTQ+, individuals consent to its collection, use, and disclosure as described in this policy. Consent may be withdrawn at any time (see Section 6).

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3. Use of Personal Information

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  • Service Provision: VIVI'R LGBTQ+ uses personal information to provide services, resources, and support to Spanish-speaking LGBTQ+ newcomers in Canada, tailored to their settlement needs.

  • Communication: Personal information may be used to communicate with individuals about our programs, events, fundraising initiatives, and other relevant updates.

  • Marketing and Outreach: With explicit consent, VIVI'R LGBTQ+ may use personal information for marketing and outreach purposes to raise awareness about our mission and activities.

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4. Disclosure of Personal Information

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  • We do not sell or trade personal information. We may disclose personal information only when:

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a) Third-Party Service Providers

  • To deliver services, we may use trusted partners such as:

  • Wild Apricot (membership system)

  • Payment processors

  • Email or mailing systems

  • Database administrators

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These providers are contractually required to follow confidentiality and security standards.

 

b) Partner Organizations

When collaborating to support a client (e.g., legal, housing, health, settlement services), information may be shared with prior consent unless required in an emergency.

 

c) Emergency Situations

If someone is at immediate risk of harm or experiencing a medical emergency, VIVI’R may share relevant information with:

  • Emergency contacts

  • Healthcare providers

  • Law enforcement

  • Strictly to protect safety

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d) Legal Requirements

We may disclose information if required by law, court order, or government request.

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5. Data Security

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  • Personal information may be stored in systems hosted in Canada or the United States, including Wild Apricot. These platforms use industry-standard protections and comply with relevant privacy laws.

  • Safeguards: VIVI'R LGBTQ+ implements appropriate physical, technical, and administrative safeguards to protect personal information from unauthorized access, disclosure, or misuse.

  • Data Retention: Personal information is retained only for as long as necessary to fulfill the purposes outlined in this Privacy Policy or as required by law.

  • Data Transfer: In the case of cross-border data transfers, VIVI'R LGBTQ+ ensures appropriate safeguards are in place to protect personal information in accordance with privacy laws.

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6. Individual Rights

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  • Access and Correction: Individuals have the right to access their personal information held by VIVI'R LGBTQ+ and request corrections if necessary.

  • Withdrawal of Consent: Individuals may withdraw their consent for the collection, use, and disclosure of their personal information at any time, subject to legal or contractual obligations.

  • Data Portability: Upon request, VIVI'R LGBTQ+ will provide individuals with their personal information in a structured, commonly used, and machine-readable format.

  • Data Deletion: Individuals have the right to request the deletion of their personal information from VIVI'R LGBTQ+ databases, subject to legal retention requirements.

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7. Privacy Complaints and Inquiries

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  • Contact Information: For privacy-related complaints or inquiries, individuals may contact our Privacy Officer at privacy@vivirlgbtq.org.

  • Investigation and Response: VIVI'R LGBTQ+ will promptly investigate and respond to privacy complaints in a fair and transparent manner.

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8. Third-Party Links and Services

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  • External Websites: VIVI'R LGBTQ+'s website may contain links to external websites or social media platforms. This Privacy Policy does not apply to these third-party websites, and individuals should review their respective privacy policies.

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9. Updates to the Privacy Policy

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  • Review Cycle: This Privacy Policy will be reviewed periodically to ensure its continued relevance and compliance with privacy laws.

  • Notification of Changes: Any updates or revisions to the Privacy Policy will be communicated through our website or other appropriate means.

Última actualización: Diciembre 2 2025

 

VIVI’R LGBTQ+ se compromete a proteger la privacidad, dignidad y seguridad de las personas a las que apoyamos. Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, usamos, almacenamos y protegemos la información personal dentro de nuestros programas, sitio web y servicios. Nuestras prácticas cumplen con las leyes de privacidad aplicables en Canadá, incluyendo PIPEDA (Personal Information Protection and Electronic Documents Act).

 

Al interactuar con VIVI’R LGBTQ+, usted acepta las prácticas descritas en esta Política de Privacidad.

 

1. Introducción

 

VIVI’R LGBTQ+ brinda servicios y apoyo a personas LGBTQ+ hispanohablantes que son recién llegadas, refugiadas, inmigrantes o miembros de la comunidad. Estos servicios suelen requerir la recopilación de información personal sensible. Tratamos toda la información con los más altos estándares de confidencialidad, respeto y seguridad.

 

Esta política se aplica a toda la información personal recopilada a través de nuestro sitio web (www.vivirlgbtq.org), formularios de registro, eventos, comunicaciones e interacciones con nuestro personal y voluntariado.

 

2. Recopilación de Información Personal

 

  • Tipos de información: VIVI’R LGBTQ+ puede recopilar información personal, incluyendo, pero sin limitarse a: nombres, datos de contacto, información demográfica, identidad de género, orientación sexual y preferencia de idioma, necesaria para brindar servicios y apoyo personalizados.

  • Información sensible: Reconocemos la sensibilidad de ciertos datos personales, como la identidad de género y la orientación sexual. Esta información será tratada con la máxima confidencialidad y solo se utilizará para fines relacionados con la misión de VIVI’R LGBTQ+.

  • Información de menores: VIVI’R LGBTQ+ no recopila deliberadamente información personal de menores de 13 años sin el consentimiento verificado de un padre, madre o tutor legal.

  • Métodos de recopilación: La información personal puede recopilarse a través de diversos canales, incluyendo nuestro sitio web, plataformas de redes sociales, formularios, encuestas, correos electrónicos y comunicaciones con nuestro personal y voluntariado.

  • Al proporcionar información a VIVI’R LGBTQ+, las personas consienten su recopilación, uso y divulgación según lo descrito en esta política. El consentimiento puede retirarse en cualquier momento (ver Sección 6).

 

3. Uso de la Información Personal

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  • Prestación de servicios: VIVI’R LGBTQ+ utiliza la información personal para ofrecer servicios, recursos y apoyo a personas LGBTQ+ hispanohablantes recién llegadas a Canadá, de acuerdo con sus necesidades de asentamiento.

  • Comunicación: La información personal pueda usarse para comunicarnos sobre programas, eventos, iniciativas de recaudación de fondos y otras actualizaciones relevantes.

  • Marketing y divulgación: Con consentimiento explícito, VIVI’R LGBTQ+ puede usar la información personal para fines de marketing y alcance comunitario, con el fin de promover nuestra misión y actividades.

 

4. Divulgación de Información Personal

 

No vendemos ni comercializamos información personal. Solo podríamos divulgar información personal cuando:

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a) Proveedores de servicios externos

  • Para brindar servicios, podemos trabajar con socios confiables, tales como:

  • Wild Apricot (sistema de membresía)

  • Procesadores de pago

  • Sistemas de correo electrónico o envíos

  • Administradores de bases de datos

  • Estos proveedores deben cumplir con estrictos estándares de seguridad y confidencialidad.

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b) Organizaciones asociadas

Cuando colaboramos para apoyar a una persona (p. ej., servicios legales, vivienda, salud o asentamiento), su información puede compartirse con su consentimiento previo, excepto en casos de emergencia.

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c) Situaciones de emergencia

Si una persona está en riesgo inmediato o atraviesa una emergencia médica, VIVI’R podrá compartir información relevante con:

 

  • Contactos de emergencia

  • Proveedores de servicios de salud

  • Autoridades

  • Esto se hace únicamente para proteger la seguridad de la persona.

 

d) Requerimientos legales

Podemos divulgar información si lo exige la ley, una orden judicial o una solicitud gubernamental.

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5. Seguridad de los Datos

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  • La información personal puede almacenarse en sistemas ubicados en Canadá o en los Estados Unidos, incluyendo Wild Apricot. Estas plataformas utilizan protecciones de nivel industrial y cumplen con las leyes de privacidad correspondientes.

  • Medidas de seguridad: VIVI’R LGBTQ+ aplica medidas físicas, técnicas y administrativas apropiadas para proteger la información personal contra acceso no autorizado, divulgación o uso indebido.

  • Retención de datos: La información personal se conserva únicamente durante el tiempo necesario para los fines descritos en esta Política de Privacidad o según lo requerido por la ley.

  • Transferencia de datos: En caso de transferencias de datos entre países, VIVI’R LGBTQ+ garantiza que existan medidas adecuadas para proteger la información personal conforme a las leyes de privacidad aplicables.

 

6. Derechos de las Personas

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  • Las personas tienen los siguientes derechos respecto a su información personal:

  • Acceso y corrección: Tienen derecho a solicitar acceso a su información y corregirla si es necesario.

  • Retiro del consentimiento: Pueden retirar su consentimiento para la recopilación, uso o divulgación de su información en cualquier momento, sujeto a obligaciones legales o contractuales.

  • Portabilidad de datos: A solicitud, VIVI’R LGBTQ+ proporcionará la información personal en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina.

  • Eliminación de datos: Las personas pueden solicitar que se elimine su información personal de nuestras bases de datos, sujeto a requisitos legales de retención.​

 

7. Consultas y Quejas sobre Privacidad

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Para preguntas, inquietudes o quejas relacionadas con la privacidad, las personas pueden comunicarse con Oficial de Privacidad — VIVI’R LGBTQ+

Correo electrónico: privacy@vivirlgbtq.org

VIVI’R LGBTQ+ investigará y responderá de manera justa y oportuna a todas las consultas relacionadas con privacidad.

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8. Enlaces y Servicios de Terceros

 

Nuestro sitio web puede contener enlaces a sitios externos o plataformas de redes sociales. Esta Política de Privacidad no se aplica a dichos sitios, y se recomienda revisar sus políticas de privacidad respectivas​.

 

9. Actualizaciones de la Política de Privacidad

 

Revisión: Esta Política de Privacidad se revisará periódicamente para asegurar su vigencia y cumplimiento con las leyes aplicables.

 

Notificación de cambios: Cualquier actualización será publicada en nuestro sitio web u otros medios adecuados.

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